Подтверждения Поставки и Логистики: Ускорение Пропускной возможности и Уход от Ловушек

Это должен быть прямой деловой сценарий: удостоверяясь, что документация поставки от поставщика либо откатчика совпадает с документацией в мотивированном предназначении.

Но жизнь является изредка прямой, и ежели препядствия вправду возникнут, то времена завершения заказа и поток наличности безизбежно пострадают в итоге.

Создание состязания документов

Документы, вовлекаемые приемлимо, включают накладные, произведенные поставщиком продукта либо поставщиком логистики. Клиент берет поставку и подтверждает, что продукты получены, подписывая накладную, которая становится подтверждением поставки (Стручок). Когда поставляемые продукты приняты, клиенты могут также употреблять свою свою документацию поставки, названную Продукты Приобретенные Примечания (GRN).

Главный вопросец должен соответствовать GRNs клиентов и накладным поставщиков. Это гарантирует, что поставщики могут поднять четкий и своевременный счет на продукты, поставленные и принятые.

Это жизненно принципиально для завершения целого процесса. Подъем неверного счета на продукты выслал, который может различаться от описания продуктов, принятых клиентом, приведет к задержке оплаты - расширенные дни должника - и неблагоприятно затронутому сгустку наличности.

Возьмите обычный пример. Клиент берет заказ от его поставщика, который тогда послан с накладной поставщика. Клиент берет поставку и подтверждает, что продукты были получены, подписывая накладную. Это примечание тогда становится Стручком. В данном случае, сделка была прямой.

Но трудности появляются, ежели последующие отягощения добавлены к уравнению:

? Поставляемые продукты, как обнаруживают, повреждены. Клиент лишь возьмет поставку продуктов в удовлетворительном состоянии, и это аннотируется в Стручке.

? Поставляемые продукты приняты клиентом, но он употребляет свою свою внутреннюю документацию поставки либо GRN. Это обязано быть подобрано против накладной поставщика. Ситуация сложна дальше, когда клиент употребляет свои собственные внутренние кодексы продукта, и/либо продукты посланы в многократных поставках.

В обоих этих вариантах фактическая поставка обязана совпасться с отбывающим коммерческим счетом. Где есть неравенство, обычный 30-дневный срок кредита может вынуть в длиннющий цикл должника, в каком клиенты не будут платить за поставленные продукты, пока верный счет не был поднят. Это может перевоплотить обычный 30-дневный период в 90 дней либо больше.

Как обработанная на компе система в состоянии сделать процесс бесперебойным

TokOpen - программа, используемая основным английским поставщиком продуктов из молока. Уменьшенная уверенность на физических листках бумаги дозволяет больше гибкости и сокращение заморочек поставки.

Когда коммерческие заказы получены от клиентов, отправляют примечания, написаны и автоматом захвачены и загружены к информационному центру компании TokOpen. Тут они написаны от Складской Системы Управления AS400. Неповторимая папка автоматом сотворена в TokOpen, где документ хранится и внесен в указатель его деталями поставки.

Заказанные продукты поставляют либо на одном транспортном средстве либо в многократных поставках, как применимые. Накладные подписаны, с рукописными вставленными комментами, ежели несоответствие появилось.

Эти подписанные документы тогда возвращены к хоть какому из 20 складов компании по всей стране, где они просмотрены штатом склада. В этом пт документы автоматом внесены в указатель и загружены к информационному центру TokOpen, где они сохранены рядом с подходящим необычным примечанием отправки в соответственной папке. Ежели несоответствие обозначено на просмотренной накладной, это автоматом вызывает предупреждение для распределения агента обслуживания клиента, чтоб заняться расследованиями.

В случае необходимости счет быть может исправлен до этого, чем коммерческий счет выпущен. Это обязано иметь место в течение 72 часов опосля поставки. Весь доступ документа, технологический процесс и исследования выполнены, используя обычный Web-браузер, который гарантирует, что система быть может быстро развернута с минимальными административными накладными расходами.

Где собственные GRNs клиентов получены, они просмотрены и прочитаны автоматом, соответствуя пт полосы поставки с надлежащими пт от примечаний отправки. Система гибка и дозволяет 'почти всех почти всем' дела - больше чем одна накладная, касающаяся больше чем 1-го GRN для единственного заказа клиента.

Процесс дальше сложен, так как клиенты употребляют разные кодексы продукта для продуктов, поставленных, и документы возвращены в различное время. Система автоматом объединяет этот процесс и соответствует разным документам и пт полосы к уникальному заказу. Все документы, касающиеся заказа, хранятся рядом с друг другом в пределах единственной папки поставки в информационном центре.

Где несоответствие возникает, агент обслуживания клиента автоматом приведен в готовность и проинструктирован изучить ситуацию и поправить счет. Остальные документы, включая требования от клиентов для покоробленных продуктов, также просмотрены в подобающую папку поставки.

Преобразование игры "заяц и собаки" с картонным "следом" в поток документации онлайн

Технологический процесс TokOpen's употребляется, чтоб управлять сделкой и внести конфигурации на системе компании. Это выключает потребность в печатных документах, и преобразовывает традиционную игру "заяц и собаки" с картонным "следом" в поток документации онлайн, которым управляют.

TokOpen выдвигает на 1-ый план надлежащие поставки к соответственному штату обслуживания клиента, управляющему тем счетом клиента. Это гарантирует, что, когда счет выпущен, это верно, не будет оспариваться клиентом, приводящим к крайнему либо неуплата.

TokOpen также гарантирует, что все документы поставки доступны онлайн через целое предприятие. Ежели счет оспаривается, уполномоченные члены штата где-нибудь по всей стране могут вернуть всю информацию о сделке, используя обычный Web-браузер.

Доп льготы, поставленные системой TokOpen, включают:

? Улучшенное управление и контроль работы откатчиков

? Наиболее скорые времена ответа для запросов обслуживания клиента

? Больше времени для штата обслуживания клиента, который будет развернут на остальных обязательствах

Tokairo - интернациональный поставщик Управления Документом (TokOpen) и решений для систем Образования (TokAM). У Tokairo есть собственный штаб в Англии, с дочерней компанией в США, ответственных за Америки. http://www.tokairo.com REF=TO1EZ